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中文商务信函书写格式

2010-08-25 09:49:25 来源:我的网站 浏览:19853

中文书信内容的结构,主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
  1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用敬语+称谓的形式组成。如:尊敬的王总经理亲爱的刘主任尊敬的董事长先生阁下等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上提称如:尊敬的博士总经理海先生台鉴亲爱秘书明玉小姐雅鉴等等。 (顶格写,后面加冒号。)
 
  2、启词 启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的您好别来无恙;思怀式的久不通信,甚为怀想去国半载,谅诸事顺遂等;赞颂式的新春大吉开张大吉等;承前式的上周曾发一传真件,今仍具函,为××贵公司××日赐函已悉等等。不分对象,不论内容,一律以您好为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于顷闻、顷悉、顷获欣闻、欣悉、欣逢、值此,以及据了解、据报、据查实等一系列公文用语,以提领全文。(在称呼下面另起一行,前空两格!)
  3、正文 正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。)
  4、酬应过渡 正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展。又如再次表示衷心的感谢代向公司其他同志问候等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉,或肃此专呈、肃此奉达,也有特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅,以及承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激等等。 (过渡一下更符合礼仪规范)
  5、祝颂词 书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆等等,有时,往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如特此函达,即希函复。同时写表示祝愿或致敬的话,如此致敬礼敬祝健康等。祝语一般分为两行书写,此致敬祝可紧随正文,也可和正文空开。敬礼健康则转行顶格书写。
  6、签署 书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如老王、小王、小李、张主任、赵经理等,而要完整地写成“××部主任张金水“××公司经理王富成或者 “××公司办公室秘书李倩“××部业务员刘震等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如谨上、谨呈、敬述等,以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。
  7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。(写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)来源:(http://blog.sina.com.cn/s/blog_5e06f6c30100gmq2.html) - 中文商务信函写作格式_猪在天上飞_新浪博客

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